Zajrzałem ostatnio w kalendarz jednego z inżynierów, z którym współpracuję, i szczęka mi opadła. Gość miał w ciągu tygodnia dwa razy więcej spotkań niż ja. Co ciekawe, jego głównym zadaniem jest rozwiązywanie problemów technicznych – mówiąc kolokwialnie – a moim spraw ludzkich. Można by więc przypuszczać, że powinno być dokładnie odwrotnie.

Z wrodzonej ciekawości zacząłem przyglądać się temu bliżej i zadawać niewygodne pytania. Okazało się, że każde spotkanie, na które idzie ktoś z tzw. “biznesu” i jest na nim osoba techniczna ze strony klienta, angażuje wspomnianego inżyniera. Jeśli uwzględnić, że osób w biznesie jest 3, a każda ma po kilku klientów – no, to już chyba nic więcej nie trzeba dodawać. Pozostaje pytanie dlaczego akurat on? Wyszło, że jako jedyny na tych spotkaniach potrafi powiedzieć jak jest i jak może być. Jako jedyny ma “odwagę” podejmowania decyzji i komunikowania jej pozostałym uczestnikom spotkania.

W ten sposób z gościa, któremu płacimy niemałe pieniądze, zrobiliśmy facilitatora spotkań, podczas gdy reszta uczestników najwyraźniej przyszła tylko pogadać. Owszem, na tych spotkaniach pojawiały się pytania techniczne. Były one albo trywialne – na które biznes znał odpowiedź – albo złożone, wymagające od naszego inżyniera czasu na analizę i udzielenie poprawnej odpowiedzi. W rezultacie, skuteczność tych spotkań w wielu przypadkach była nadal znikoma. Wystarczyłby e‑mail oraz odrobina inicjatywy w zespole biznesowym.

Zastanawia mnie, jaką ścieżką doszliśmy do takiego miejsca. Mam na razie dwa pomysły. Pierwszy: zbyt niskie wymagania wobec pozostałych uczestników spotkań w firmach technologicznych. W takim biznesie nie ma miejsca na ogólniki. Jeśli chcesz sprzedawać technologię, musisz ją zrozumieć — inżynierowie nie mogą latać za tobą z każdą drobnostką i ją konsultować. Drugi wniosek jest taki, że zbyt łatwo trwonimy posiadane zasoby. Łatwość zwołania spotkania przez Meeta czy Teamsa czasem przysłania fakt, że twydajemy czas nie na to, co jest głównym zadaniem..

Ta łatwość organizowania spotkań online prowadzi mnie do innego klienta, u którego każde spotkanie gromadzi minimum 8 osób, a zdarzały się już i takie po 15. W tak licznej grupie ciężko prowadzi się nawet warsztat typu “ja mówię, wy robicie”, a co dopiero mówić o efektywnych konsultacjach czy wypracowywaniu rozwiązań.

W rezultacie mamy zawalone kalendarze i czekamy na 16:00, aby “móc popracować”. Efektywność spada, sprawy leżą, a decyzje odkładane są na kolejne spotkania i konsultacje.

A gdyby tak nie tylko delegować ludziom zadania, ale też decyzyjność i oczekiwać odrobiny kompetencji w obszarze biznesu, którym się zajmujemy? Jedna decyzyjna osoba potrafi zamknąć spotkanie w 5 minut, więc chyba warto iść w tym kierunku.